HUISHOUDELIJK REGLEMENT VRIJE AKADEMIE PARKSTAD versie oktober 2019
Algemene gegevens:
Vrije Akademie Parkstad (officiële naam KvK)
Spekhofstraat 15, 6466 LZ in Kerkrade ( Flexiforum 3e verdieping)
Postbus 1268, 6460 BG in Kerkrade
An de Voeëgelsjtang 12, 6373 BJ in Landgraaf
Telefoon: 045-7370302
Email: [email protected]
Website: www.vaparkstad.nl
KvK nummer: 41072241
Hoofdstuk 1:
1. Algemeen
De Stichting draagt de naam Vrije Akademie Parkstad en heeft locaties in Kerkrade en in Landgraaf. De stichting wordt ook wel VAP genoemd. Indien het huishoudelijk reglement bepalingen bevat die tegenstrijdig zijn met de statuten gaan de statuten voor. Het huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd door het bestuur. Het huishoudelijk reglement kan tussentijds worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de Stichting VAP. Elk jaar, wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd door het bestuur en zo nodig aangepast of herzien. Het huishoudelijk reglement dient in de praktijk als handleiding voor iedereen die op enige wijze is verbonden aan de stichting.
2. Doelstelling stichting
De Stichting VAP heeft de volgende doelstelling: het op een zo breed mogelijke wijze en toegankelijke wijze, initiëren en uitvoeren van cultuur educatieve activiteiten in Parkstad voor iedere geïnteresseerde. Er is een beleidsplan waarin visie, missie en beleid staat beschreven. Dit beleidsplan is ter inzage.
3. Structuur van de organisatie
De stichting VAP bestaat uit: -bestuur (voorzitter/penningmeester en secretaris) -directie -coördinator kunst educatieve activiteiten voor het onderwijs –cultuurcoach Landgraaf- coördinator vooropleiding kunstacademie – administratie -conciërge -docenten -vrijwilligers -stagiaires
4. Taken en bevoegdheden bestuur
Voorzitter: -heeft algemene leiding van de stichting en het bestuur: coördinatie en leiding geven aan het bestuur -bestuurlijke representatie en vertegenwoordiging extern -leidt de bestuursvergaderingen -is eerste aanspreekpunt voor bestuursleden -spreekt bestuursleden aan op het vervullen van hun taken -houdt toezicht op de directie
Penningmeester: – houdt toezicht op de financiële gang van zaken en de financiële toestand van de stichting -houdt toezicht op de jaarrekening en de jaarlijkse begroting van de stichting
Secretaris: -vervangt zo nodig de voorzitter en ondersteunt deze – houdt mede toezicht op de directie -bestuurlijke representatie en vertegenwoordiging extern
Directie: – woont de bestuursvergaderingen bij en heeft daarin een adviserende stem -ontwikkelt samen met het bestuur het beleid op en voert dit uit -bereidt de bestuursvergaderingen voor en stelt de agenda op
5. Vergaderingen
Het bestuur vergadert minimaal vier keer per jaar.
De directie vergadert twee keer per jaar met de personeelsvertegenwoordiging. Deze vergaderingen met de PVT vinden plaats in het kader van medezeggenschap. In het kader van de wet op de ondernemingsraden heeft de stichting en het personeel ervoor gekozen om een personeelsvertegenwoordiging in te stellen waarmee minimaal twee keer per jaar een vergadering wordt gehouden. Naast de personeelsvergaderingen, vindt er ook sectieoverleg plaats of ander werkoverleg. Er worden van iedere vergadering notulen opgemaakt.
6. Spelregels rondom de cursussen en activiteiten op de locaties in Kerkrade en Landgraaf
A. lesrooster & presentielijst
Aan het begin van het cursusjaar ontvangt de docent het lesrooster, eventueel gecombineerd met de presentielijst van zijn of haar cursus(sen). Docenten die de lokalen huren maken eventueel zelf een presentielijst. Dit wordt afgestemd met de administratie. Indien er van het lesrooster wordt afgeweken, dient de directie en administratie van te voren op de hoogte te worden gesteld. Incidentele lesuitval wordt door het personeel ingehaald aan het einde van het cursusseizoen. De docent houdt de presentielijst iedere les bij en legt deze in zijn of haar postvak of bij de conciërge. In het kader van de BHV en calamiteiten is een presentielijst belangrijk. De docent gebruikt de gegevens op de presentielijst alleen in het kader van de cursussen of activiteiten bij de Vrije Akademie Parkstad. Het is niet toegestaan om de gegevens te gebruiken voor andere doeleinden.
B. Aanvang lessen
Er wordt van de docent verwacht dat hij of zij tien minuten vooraf aan de les, aanwezig is in het leslokaal.
C. Pauze
Er wordt een pauze gehouden van ongeveer 15 minuten. De cursisten kunnen in de kantine een consumptie nemen. Docenten krijgen koffie en thee gratis.
D. Einde lessen
Aan het einde van de lessen wordt het lokaal opgeruimd, licht uit gedaan en ramen en deuren gesloten.
E. Onderhoud gebouwen en lokalen
Geconstateerde klachten of gebreken dienen zo snel mogelijk gemeld te worden bij de directie, eventueel via de administratie of conciërge.
F. Beheer gebouwen
De gebouwen worden beheerd door de conciërges en beveiliging.
G. Roken
In de gebouwen in Kerkrade en in Landgraaf geldt een algemeen rookverbod.
H. Materialen
Materialen voor de lessen of workshops worden in overleg met de directie besteld en/of aangeschaft. Materialen worden alleen vergoed middels een bewijs van aankoop. De materialen in het kader van de cursussen worden verkocht aan de cursisten via de conciërges in Kerkrade en in Landgraaf. De conciërges wegen bij eigen glazuur ( boetseren) de werkstukken en rekenen de glazuurkosten af.
I. Telefoon en kopieerapparaat
Indien een docent in het kader van de cursus of activiteit moet telefoneren, kan dit via de telefoon bij de conciërge in Landgraaf of in Kerkrade. Kopiëren in het kader van de cursus of activiteit kan via de administratie of conciërge. Privégesprekken of kopieën voor privégebruik dienen afgerekend te worden via het geldende tarief.
J. Aantal cursisten per cursus en lestarieven
Het bestuur en de directie bepalen het minimum en maximum aantal cursisten per cursus. Indien het minimum aantal cursisten niet wordt bereikt in een cursus, kan de cursus worden geannuleerd. Het bestuur stelt in overleg met de directie jaarlijks de lestarieven vast. De docent die het lokaal huurt is vrij in het bepalen van het aantal deelnemers.
K. Ziekte
Als de docent door ziekte de les niet kan verzorgen, dient hij of zij zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor 9.30 uur in de ochtend de directie of administratie op de hoogte te brengen. Bij langdurige ziekte zal in overleg met de docent vervanging worden geregeld.
L. Gezond melden
Indien de docent na ziekte weer gezond is, dient hij of zij dat zo spoedig mogelijk te melden. In de vakantieperiodes geldt dezelfde procedures voor ziek en gezond melden.
M. lesgebonden en niet-lesgebonden uren voor docenten in loondienst
Bij docenten in loondienst voorziet het salaris in niet-les gebonden lesuren. Er wordt in het kader van de niet-les gebonden uren het volgende verwacht van de docent: – het bijwonen van de docentenvergaderingen’ en andere personeelsvergaderingen -het organiseren en bijwonen van de jaarlijkse ‘open dagen’ -het onderhouden van contacten met de directie, administratie en andere docenten in het kader van de kunst educatieve activiteiten -het ontwikkelen en verzorgen van materiaal als voorbereiding van de lessen -medewerking verlenen aan eventuele tentoonstelling of andere activiteiten voor de cursisten of deelnemers – het opzetten van leertrajecten en werkplannen in het kader van de kunst educatieve activiteiten
N. Overige activiteiten
Als een docent in loondienst een andere activiteit uitvoert (b.v. workshop) voor de Vrije Akademie buiten de reguliere cursussen, wordt dit via een declaratie via het administratiekantoor uit betaald.
O. Omgangscultuur; respect voor ieder individu
Het bestuur en de directeur verwachten van iedereen dat wij respectvol met elkaar omgaan. Iedereen is welkom bij de Vrije Akademie. Ook mensen met een beperking nemen deel aan onze activiteiten. We verwachten dat iedereen elkaar respecteert. Er heerst een ontspannen sfeer op onze cursuslocaties. Wij tolereren geen mensen die agressief zijn en/of schelden. Als dit voorkomt op een cursus/activiteit, zijn wij genoodzaakt maatregelen te nemen om de deelnemer die dit veroorzaakt de toegang tot de cursus te ontzeggen. Dit geldt ook voor docenten, stagiaires, vrijwilligers, medewerkers of derden die overgaan tot agressie en verbaal geweld.
P. Privacy – AVG wet
De Vrije Akademie heeft een privacy statement op de website. Medewerkers zijn zich bewust van het belang van het zorgvuldig om gaan met gegevens. Via de website is er een formulier(aanvraag gegevens AVG) beschikbaar om inzage in gegevens op te vragen en correctie en aanvulling op gegevens.
7. De administratie
De werkzaamheden van de administratie bestaan uit: -het invoeren van de cursisten in een deelnemerssysteem en het invoeren van de daaraan gekoppelde boekhouding -het op een actieve of pro-actieve wijze verzorgen van informatie of werving rondom alle activiteiten van de Vrije Akademie – het verzorgen van de facturen en verwerken van betalingen van cursisten en derden – het verzorgen en bijwerken van de presentielijsten in het deelnemerssysteem -zorgen dat de cursisten bij doorgang of annulering van een cursus, een schriftelijk of telefonisch bericht krijgen -zorgen voor registratie en bevoorrading materiaalkaarten -diverse administratieve werkzaamheden ten behoeve van de directie
8. De conciërge
1. De conciërge aan de balies:
-zorgen voor het sleutelbeheer -zorgen voor uitgifte van de materiaalkaarten, kopieerkaarten of koffiemunten -houden toezicht op de kantine en apparatuur -zorgen voor presentielijsten via de administratie of docent en voor verspreiding andere informatie zoals b.v. nieuwsbrieven -helpt mee met de bevoorrading, schoonmaak en kleine klussen.
2. De conciërge voor lesondersteuning:
-houdt toezicht op de lokalen, beheert deze en zorgt dat deze netjes en opgeruimd zijn -ondersteunt de docenten bij het vullen van de keramiek ovens of andere activiteiten rondom de lessen -verzorgt kleine klusjes -neemt de kleivoorraad op en zorgt dat de klei of ander materiaal in de voorraadruimte komt -verzorgt kopieerwerk, drukwerk of de verspreiding daarvan -doet incidenteel en op verzoek kleine inkopen in het kader van de cursussen of administratie -ondersteunt bij tentoonstellingen, open dagen of andere activiteiten van de Vrije Akademie -zorgt voor het beheer en reparatie van apparatuur bij de Vrije Akademie
9. Vrijwilligers
Vrijwilligers hebben een belangrijke rol bij de Vrije Akademie. De Vrije Akademie werkt met vrijwilligers omdat wij mensen een kans wil geven tot een zinvolle dagbesteding en wij op deze wijze een prettige en waardevolle ondersteuning ervaren bij onze werkzaamheden. De vrijwilligers verzorgen ondersteunende werkzaamheden bij de administratie, het bestuur, vergaderingen, kunst educatieve activiteiten, bevoorrading en uitgifte materialen of koffie. Wij zorgen voor een introductie van de vrijwilliger, informatie over onze organisatie, ondersteunende takenlijsten en een vrijwilligerscontract. Bij de introductie onderzoeken wij samen met de vrijwilliger welke activiteiten hij of zij leuk vindt en waar de expertise ligt. Wij werken ook met vrijwilligersvergoedingen binnen de daarvoor geldende regels.
10. Stagiaires
De stagiaires bij de Vrije Akademie ondersteunen in het kader van hun leertraject bij kunst educatieve activiteiten. Docenten/ kantoorpersoneel kunnen stagiaires begeleiden bij activiteiten en fungeren als rolmodel. De directie heeft een coachende rol richting stagiaires en is het aanspreekpunt bij problemen. Stagiaires (social work) vervullen ook vaker een rol in het kader van projecten die kunst als middel tot doel hebben. Kunst activiteiten vormen dan een middel tot ontmoeting en sociale contacten.
11. Slotartikel
A. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. B. Overige betrokken bij de Vrije Akademie kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur C. Er wordt van alle betrokkenen van de VAP verwacht dat zij vertrouwelijk omgaan met interne gegevens. Bekend maken van interne gegevens aan derden, kan alleen met uitdrukkelijke toestemming van de directie.
